Czym jest Europejski Akt Dostępności 2025 i jak się przygotować?

Europejski Akt Dostępności (EAA) wprowadza jednolity zestaw wymagań, które od 28 czerwca 2025 r. będą obowiązywały wszystkie firmy oferujące w Unii Europejskiej określone produkty i usługi – od sprzętu komputerowego po cyfrowe kanały sprzedaży i bankowość detaliczną. Regulacja ta ma na celu wyeliminowanie barier utrudniających korzystanie z technologii osobom z różnymi potrzebami funkcjonalnymi, a jednocześnie zapewnia spójność przepisów na wspólnym rynku. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania procesów projektowych, dokumentacji technicznej, łańcuchów dostaw oraz obsługi klienta do jasno zdefiniowanych kryteriów funkcjonalnych, powiązanych m.in. z normą EN 301 549 i zestawem WCAG 2.1 AA.

Spełnienie tych wymagań może wydawać się przedsięwzięciem kosztownym, jednak korzyści wykraczają poza uniknięcie sankcji administracyjnych. Dostępność otwiera dostęp do większej grupy odbiorców – w samej Europie to ponad sto milionów konsumentów – wzmacnia reputację marki oraz obniża długoterminowe koszty utrzymania i wsparcia usług cyfrowych.

Dyrektywa 2019/882 (European Accessibility Act) ma charakter harmonizacyjny: usuwa rozbieżności między krajowymi regulacjami, wprowadzając wspólne minimalne wymogi funkcjonalne dla wybranych produktów oraz usług prywatnych i komercyjnych. W Polsce jej implementacją jest ustawa o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług, zwana Polskim Aktem o Dostępności, przyjęta w kwietniu 2024 r. i wchodząca w życie 28 czerwca 2025 r.

• 28 czerwca 2022 r. – kraje UE musiały transponować dyrektywę do prawa krajowego.
• 28 czerwca 2025 r. – wszystkie nowe produkty i usługi objęte zakresem muszą być projektowane oraz świadczone zgodnie z wymogami dostępności.
• Do 28 czerwca 2030 r. – możliwe jest kontynuowanie świadczenia usług przy użyciu starszych, legalnie używanych produktów, o ile wcześniej spełniały wymogi danego oferenta (tzw. klauzula „pięciu lat”).
• Do 2045 r. – terminale samoobsługowe, takie jak bankomaty czy kioski, zainstalowane przed 2025 r. mogą pozostać w użyciu aż do końca cyklu życia ekonomicznego lub maksymalnie 20 lat.

Lista z Załącznika I do dyrektywy obejmuje m.in.:

• komputery, systemy operacyjne i smartfony,
• telewizory cyfrowe oraz dekodery,
• czytniki i oprogramowanie e-booków,
• bankomaty, biletomaty, automaty odprawy samoobsługowej,
• terminale płatnicze i urządzenia POS.

Producent, importer oraz dystrybutor każdego z wskazanych produktów odpowiadają zarówno za spełnienie wymagań technicznych, jak i za wprowadzenie odpowiedniej dokumentacji (deklaracji zgodności, instrukcji w formatach alternatywnych).

Jeżeli chodzi o usługi, to dyrektywa nakłada wymogi na:

• usługi telefoniczne i transmisji danych,
• detaliczne usługi bankowe (w tym bankowość internetową i mobilną),
• e-handel (sklepy internetowe, platformy marketplace),
• e-książki oraz dedykowane oprogramowanie,
• cyfrowe systemy informacji pasażerskiej dla transportu zbiorowego,
• dostęp do mediów audiowizualnych,
• połączenia z numerem alarmowym 112.

Dostawcy usług muszą zapewnić, by każdy etap interakcji – od prezentacji informacji po finalizację transakcji – był obsługiwalny przy pomocy technologii wspierających, klawiatury, alternatyw sensorycznych i jasnych komunikatów błędów.

Mikroprzedsiębiorstwa usługowe (do 10 pracowników i 2 mln € obrotu) są formalnie zwolnione, choć Komisja Europejska zachęca je do dobrowolnego wdrożenia dostępności – to szansa na zdobycie nowych klientów i partnerów biznesowych.

Produkty i usługi, których modyfikacja spowodowałaby „nieproporcjonalne obciążenie” (disproportionate burden), mogą skorzystać z wyłączenia po udokumentowaniu analizy kosztów, alternatyw i wpływu na użytkowników. Dokument musi pozostać publiczny przez co najmniej pięć lat.

Za egzekwowanie odpowiedzialne są krajowe organy nadzorcze (w Polsce – UOKiK oraz wyspecjalizowane inspekcje branżowe).

• Kary finansowe: od kilku tysięcy euro za naruszenia jednorazowe do kwot sześciocyfrowych (lub wielomilionowych przy uporczywym łamaniu prawa).
• Odpowiedzialność karna: w niektórych jurysdykcjach (np. Irlandia) grozi grzywna 60 000 € lub 18 miesięcy pozbawienia wolności przy skazaniu za przestępstwo dostępnościowe.
• Nakaz wycofania produktu: organ może zakazać sprzedaży lub świadczenia usługi do czasu usunięcia niezgodności.
• Reputacyjne skutki: publikacja decyzji administracyjnej naraża firmę na utratę zaufania klientów i partnerów handlowych.

Choć dyrektywa nie narzuca pojedynczej normy, w praktyce „złotym standardem” dla produktów i usług ICT jest EN 301 549 v4.1.1, który zawiera gotowe kryteria bazujące na WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) i zasady projektowania uniwersalnego. Spełnienie zharmonizowanej normy rodzi domniemanie zgodności („presumption of conformity”).

Dla serwisów i aplikacji internetowych rekomendowanym progiem jest WCAG 2.1 poziom AA – w szczególności w e-commerce brak tego poziomu oznacza natychmiastowe ryzyko sankcji od 28 czerwca 2025 r.

1. Mapa interesariuszy – zidentyfikuj, które linie biznesowe, produkty i zespoły wchodzą w zakres aktu.
2. Audyt dostępności – przeprowadź badania eksperckie i z udziałem użytkowników ze szczególnymi potrzebami.
3. Analiza luk – zestaw wymagania dyrektywy z aktualnym stanem; priorytetyzuj krytyczne braki (np. brak alternatyw audio-wideo).
4. Plan wdrożenia – określ harmonogram, budżet, KPI i odpowiedzialnych za każdy obowiązek.
5. Projektowanie uniwersalne – wdrażaj rozwiązania „od pierwszego szkicu” (design-for-all), unikając kosztownych poprawek w późnej fazie.
6. Szkolenia personelu – obejmij programem zarówno developerów, jak i osoby tworzące treści oraz dział zakupów.
7. Zarządzanie łańcuchem dostaw – dodaj wymagania EAA do umów z dostawcami sprzętu, oprogramowania i treści.
8. Testy akceptacyjne – przed premierą produktu lub aktualizacją usług stosuj testy WCAG/EN 301 549, w tym kontrolę klawiaturową i kompatybilność z czytnikami ekranu.
9. Deklaracja zgodności – przygotuj i publikuj dokument CE/DOC w języku polskim i angielskim, dostępny w formacie cyfrowym.
10. Monitoring i poprawki – po wdrożeniu prowadź ciągłe skany automatyczne, testy manualne oraz reaguj na skargi klientów.

Badania Komisji Europejskiej wskazują, że rynek konsumentów potrzebujących rozwiązań dostępnych liczy ponad 100 mln osób, a wartość ich siły nabywczej w UE przekracza 2 bln € rocznie. Firmy, które już teraz inwestują w dostępność, odnotowują niższe koszty wsparcia klienta, lepsze SEO i wyższą lojalność użytkowników. W Polsce przedsiębiorcy mogą aplikować o dofinansowanie z pakietu 240 mln zł w ramach funduszy europejskich na projekty dostępnościowe.

Europejski Akt Dostępności nie jest kolejną „opcjonalną” regulacją – to obowiązek, który od 28 czerwca 2025 r. stanie się elementem codzienności dla producentów, dostawców usług i detalistów działających w przestrzeni cyfrowej i fizycznej. Termin wdrożenia jest bliski, lecz przy konsekwentnym planie i wykorzystaniu istniejących standardów (WCAG, EN 301 549) organizacje mogą nie tylko uniknąć kar, lecz również zbudować trwałą przewagę konkurencyjną i reputację marki inkluzywnej. Dostępność przestaje być kosztem, a staje się inwestycją w rozwój.