Zasady przechowywania danych w Google Analytics – wymagane działanie?

Od momentu zatwierdzenia w 2016 roku nowych przepisów europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), każdy, kto w jakikolwiek sposób przetwarza dane osobowe, drży w obawie przed nadchodzącymi zmianami. Nic dziwnego, zmian jest sporo, a przewidziane kary za niedostosowanie się do nowych zasad, bardzo wysokie. A kto przetwarza dane osobowe? Prawie wszyscy! Począwszy od działów HR przyjmujących CV, przez marketingowców wysyłających newslettery, sklepy internetowe obsługujące klientów po wszelkich dostawców usług internetowych (np. SaaS) i największych gigantów jak Facebook czy Google.

Ci ostatni, Google, przygotowują się do zmian od dłuższego czasu. Jeśli masz konto w Google Analytics, to co jakiś czas na Twoją skrzynkę przychodzi informacja o najnowszych zmianach. Wczoraj nasze skrzynki zalała informacja o wymaganym działaniu w związku z aktualizacją dotyczącą przechowywania danych osobowych w Google Analytics. Co się zmieniło i co Ty musisz zrobić w związku z tą zmianą?

Czas przechowywania danych w Google Analytics

Według RODO, w bazie danych musi istnieć możliwość usunięcia oraz modyfikacji danych osobowych. Google wprowadziło narzędzie kontroli przechowywania danych, które automatycznie będzie usuwać indywidualne dane o użytkownikach i zdarzeniach po określonym czasie. Należy zaznaczyć, że usunięcie danych nie wpłynie na raporty zbiorcze, więc nadal będzie można wygenerować raport, który nie dotyczy indywidualnych danych.

Jak ustawić okres przechowywania danych?

1. Wejdź na https://www.google.com/analytics/ i zaloguj się na swoje konto
2. Wejdź w panel “Administracja” a następnie w “informacje o śledzeniu” -> “przechowywanie danych”
3. Wybierz okres czasu, po którym chcesz, aby dane były automatycznie usuwane.
4. Wybierz czy chcesz odświeżać dane użytkownika przy nowej aktywności (w takim wypadku, okres po którym będą usunięte dane, będzie liczony od ostatniej aktywności użytkownika)

Więcej informacji na ten temat podaje Google na stronie Google Support

Czy muszę zmieniać czas przechowywania danych w Google Analytics?

GDPR określa, że dane mogą być przechowywane, jeśli celowość ich przechowywania i przetwarzania jest uzasadniona. Nie jest określony maksymalny czas przechowywania danych, jednak jeśli nie masz potrzeby przechowywania dokładnych danych na temat swoich użytkowników, bezpieczniej dla Ciebie będzie, jeśli zmienisz ustawienia.

Jeśli nie wiesz czy zmienić ustawienia, możesz też skonsultować się ze swoim działem prawnym, a następnie dostosuj ustawienia i zaakceptuj zaktualizowane warunki przetwarzania danych.

Na swojej stronie Google  grozi, że niedopełnienie wszystkich wymagań może skutkować ograniczeniem lub zakazem użytkowania produktów Google.

Inne zmiany w Google Analytics dotyczące GDPR

Google zapowiada, że przed 25 maja wprowadzi również narzędzie do usuwania danych odnośnie jednego, konkretnego użytkownika. Narzędzie to ma działać na podstawie wysłanego do Analytics identyfikatora klienta (np. cookies).

Dodatkowo, opcje ustawień, które mogą okazać się przydatne przy dostosowaniu Twojego GA do GDPR to: możliwość dostosowania ustawień plików cookie, ustawienia prywatności, udostępnianie danych, usuwanie danych przed zamknięciem konta Analytics i anonimizacja adresów IP.

Wszystkie wprowadzone i nadchodzące zmiany dotyczą Google Analytics oraz Analytics 360.