Co to jest feedback? 5 metod dawania feedbacku

Feedback, czyli informacja zwrotna to proces, w którym informacja o wynikach pracy osoby lub grupy jest im przekazywana. Może być ona pozytywna lub konstruktywna (nazywana również negatywną) i ma na celu pomóc w poprawieniu wyników.

W pracy, informacja zwrotna jest niezbędna, aby być pewnym, że wszyscy pracują na rzecz wspólnych celów. Informacje zwrotne mogą być przekazywane na wiele różnych sposobów, na przykład:

• zadawanie pytań podczas spotkań zespołu,
• udzielanie komplementów, gdy ktoś robi coś dobrze,
• wskazanie obszarów wymagających poprawy w konstruktywny sposób,
• oferowanie sugestii dotyczących sposobów poprawy.

Informacja zwrotna powinna być konkretna, obiektywna i możliwa do zastosowania, aby była najbardziej efektywna.

Najprostszym przykładem pozytywnej informacji zwrotnej jest sytuacja, w której ktoś komplementuje sposób, w jaki wykonane zostało przez Ciebie zadanie. Jest to nie tylko miły komentarz, a zachęca również do wywiązywania się powierzonych zadań w przyszłości.

Udzielanie informacji zwrotnej może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli osoba, której udzielasz feedback jest wrażliwa na krytykę. Jednak informacja zwrotna jest ważną częścią każdej relacji, czy to zawodowej, czy osobistej.

Oto kilka wskazówek, jak przekazać informację zwrotną w sposób konstruktywny i pomocny:

1. Upewnij się, że Twoja informacja zwrotna jest konkretna. Niejasne komentarze nie będą pomocne, a nawet mogą pogorszyć sytuację.
2. Unikaj używania stwierdzeń typu „ty”. Na przykład, zamiast mówić „Robisz to źle”, spróbuj „Byłoby bardziej efektywne, gdybyś zrobił to w ten sposób”.
3. Bądź świadomy swojego tonu. Jeśli wydasz się osądzający lub protekcjonalny, osoba, której udzielasz informacji zwrotnej, prawdopodobnie stanie się defensywna i mniej otwarta na to, co masz do powiedzenia.
4. Staraj się przekazywać informacje zwrotne, które są obiektywne, a nie oparte na Twojej osobistej opinii. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że dana osoba wysłucha tego, co masz do powiedzenia i potraktuje to poważnie.

Metod udzielania feedbacku zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim, możesz znaleźć wiele. Przedstawimy Ci te najbardziej popularne i pokażemy, jak możesz je stosować.

Metoda informacji zwrotnej FUKO to sposób udzielania informacji zwrotnej, która jest zarówno konkretna, jak i możliwa do wykonania. Opiera się ona na japońskim słowie „fuko”, które oznacza „wiatr”. Chodzi o to, że kiedy udzielasz informacji zwrotnej, powinieneś robić to w sposób, który jest jak wiatr: delikatny, ale z wystarczającą siłą, aby poruszyć rzeczy.

Aby zastosować metodę informacji zwrotnej FUKO, należy najpierw określić, co zrobiła osoba, której chcemy udzielić informacji zwrotnej (F – FAKT). Może to być coś pozytywnego lub negatywnego. Po zidentyfikowaniu zachowania, należy opisać, jakie wywołało to w Tobie uczucia (U – Uczucia). Później określić co się stanie, jeśli postępowanie współrozmówcy się nie zmieni (K – Konsekwencje). Na koniec należy zasugerować, co dana osoba mogłaby zrobić inaczej w przyszłości (O – Oczekiwania).

Na przykład, załóżmy, że jesteś menedżerem i chcesz dać informację zwrotną pracownikowi, który spóźnił się do pracy. Używając metody informacji zwrotnej FUKO, najpierw powiedziałbyś, co zrobił pracownik (tj. „Spóźniłeś się do pracy”). Następnie opisałbyś, jak się przez to poczułeś (np.: „Czułem się sfrustrowany, bo pomyślałem, że nie cenisz mojego czasu”). Później dodałbyś konsekwencje (np. „Jeżeli spóźnisz się na kolejne spotkanie z klientem, prawdopodobnie go stracimy”). A na koniec zasugerowałbyś, co pracownik mógłby zrobić inaczej w przyszłości (np .: „Byłoby w porządku, gdybyś uprzedził mnie, że jest szansa, że się spóźnisz i podał powód oraz ustawiał tak spotkania, aby nie było możliwości, że się na nie spóźnisz”).

Pamiętaj, że konstruktywna krytyka nie jest oskarżeniem. Powinieneś przekazać swoje uczucia i sugestie w sposób spokojny i bez wyraźnego gniewu. Aby pomóc Ci w tym, możesz spróbować napisać swoje uwagi na kartce papieru lub w notatniku. Następnie odczytaj je pracownikowi – nie musisz robić tego twarzą w twarz. To powinno pomóc ci zachować spokój podczas rozmowy.

Metoda kanapki to sposób przekazywania informacji zwrotnej, który polega na rozpoczęciu od pozytywnego komentarza, po którym następuje konstruktywna krytyka, a następnie zakończenie kolejnym pozytywnym komentarzem. Takie podejście ma na celu pomóc odbiorcy informacji zwrotnej poczuć się docenionym i zmotywowanym do poprawy, a nie czuć się defensywnym lub zniechęconym.

W przypadku oceny prezentacji, feedback, w którym zastosowano metodę kanapki, może wyglądać następująco:

• Pozytywne uwagi: „Twoja prezentacja była bardzo dobrze zorganizowana, a analiza danych była szczegółowa i przemyślana”.
• Konstruktywna krytyka: „Jednak zauważyłem, że kontakt wzrokowy z audytorium był ograniczony, co mogło wpłynąć na angażowanie publiczności.”
• Pozytywne zakończenie: „Mam pewność, że przy odrobinie praktyki w tej dziedzinie, Twoje przyszłe prezentacje będą jeszcze bardziej skuteczne. Twoja umiejętność analizy jest imponująca”.

Metoda Golda to metoda informacji zwrotnej, która jest stosowana, aby pomóc jednostkom uczyć się na błędach. Metoda ta polega na udzielaniu informacji zwrotnych, które są konkretne, obiektywne i skupione na zachowaniu, które należy zmienić.

W modelu GOLD chodzi o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jaki był Twój cel?
2. Jaki jest rezultat Twoich działań?
3. Czego się nauczyłeś/aś?
4. Co zrobisz inaczej kolejnym razem?

Jak to może wyglądać na przykładzie spóźniania się pracownika?

• Goal (Cel): „Naszym celem jest zawsze rozpoczynanie spotkań punktualnie, aby maksymalizować naszą produktywność.”
• Observation (Obserwacja): „Zauważyłem, że kilka ostatnich razy nie udało Ci się przybyć na czas.”
• Learn (Uczenie się): „Rozumiem, że mogą być różne przyczyny spóźnień, ale ważne jest, byśmy wszyscy dążyli do punktualności.”
• Do (Działanie): „Proszę, zastanów się nad sposobami, które pomogą Ci unikać spóźnień, na przykład przygotowując się wieczorem czy planując drogę z wyprzedzeniem.”

Ta metoda koncentruje się na trzech kluczowych aspektach działania osoby otrzymującej feedback:

• Start (Zacznij): Co nowe działania lub zachowania osoba powinna wprowadzić? Jest to zachęta do próbowania nowych rzeczy, które mogą przynieść korzyści dla osoby lub zespołu.
• Stop (Przestań): Które z obecnych działań lub zachowań powinny zostać zaprzestane, ponieważ są nieskuteczne lub szkodliwe?
• Continue (Kontynuuj): Co obecnie robione jest dobrze i warto kontynuować? Ta część podkreśla i utwierdza pozytywne zachowania.

Załóżmy, że pracownik ma tendencję do przerywania innym podczas spotkań. Feedback może wyglądać tak:

• Zacznij: „Proponuję, abyś zaczął notować swoje pytania i uwagi podczas spotkań, aby przedstawić je w odpowiednim momencie.”
• Przestań: „Zauważyłem, że czasami przerywasz innym. Byłoby świetnie, gdybyś mógł pracować nad cierpliwym oczekiwaniem na swoją kolej.”
• Kontynuuj: „Twoje uwagi są zawsze wartościowe, więc proszę, kontynuuj dzielenie się nimi, gdy nadejdzie odpowiedni moment.”

Metoda ta pomaga zidentyfikować, co działa dobrze (Plusy), co wymaga poprawy (Minusy) i co powinno zostać zmienione (Delta), aby osiągnąć lepsze wyniki.

Przykład tej metody dotyczący sposobu pracy zespołu projektowego:

• Plus: „Wasza współpraca i komunikacja w projekcie są imponujące; utrzymujcie ten poziom.”
• Minus: „Zauważyłem jednak, że dokumentacja projektowa często jest niekompletna.”
• Delta: „Sugeruję ustalenie tygodniowych przeglądów postępów w dokumentacji, aby upewnić się, że wszystko jest na bieżąco.”

Najlepszą metodą udzielania informacji zwrotnej jest przekazywanie ludziom konkretnych i możliwych do zastosowania informacji zwrotnych, które mogą oni wykorzystać do poprawy swoich wyników. Oznacza to przekazywanie informacji zwrotnej, która jest jasna i zwięzła.

Właśnie dlatego metoda kanapki nie zawsze jest najlepszym wyjściem, ponieważ niektórzy ludzie czują, że informacja nie była jasna – dostali zarówno pozytywny jak i negatywny komunikat.

Już wiesz, co to jest feedback. Jeżeli masz wątpliwości czy jest on ważny w Twojej pracy – podpowiadamy!

Informacja zwrotna jest ważna, ponieważ pomaga ludziom uczyć się na błędach i poprawiać swoje wyniki. Jeżeli feedback jest pozytywny może przyczynić się do zwiększenia motywacji i zadowolenia z wykonywanej przez siebie pracy, a jak wiadomo zmotywowany pracownik to bardzo cenny pracownik. Bez informacji zwrotnej ludzie nie byliby w stanie zidentyfikować obszarów, w których muszą się poprawić, a w rezultacie ucierpiałaby ich wydajność.

Ale dobry feedback to znacznie więcej. Jest niezastąpionym narzędziem w rękach zarówno liderów, jak i członków zespołów. Jego odpowiednie stosowanie może znacząco przyczynić się do osobistego rozwoju, jak i efektywności całej organizacji.

Przyjrzyjmy się, dlaczego feedback jest tak istotny z punktu widzenia osoby, która go otrzymuje.

1. Wzrost motywacji i pewności siebie: Konstruktywny feedback, który podkreśla zarówno mocne strony, jak i obszary do rozwoju, może znacząco zwiększyć motywację do pracy i samopoczucie. Poznanie tego, co już robimy dobrze, wzmacnia naszą pewność siebie i zachęca do dalszych działań.
2. Lepsze zrozumienie oczekiwań: Feedback stanowi kluczowe źródło informacji o tym, jak nasze działania są odbierane przez innych oraz jakie są oczekiwania wobec nas. Dzięki temu możemy lepiej dostosować swoje zachowania i metody pracy do wymagań stanowiska lub zespołu.
3. Możliwość rozwoju i doskonalenia umiejętności: Konstruktywna krytyka to cenna wskazówka, jak możemy się rozwijać. Zrozumienie obszarów, które wymagają poprawy, jest pierwszym krokiem do planowania ścieżki rozwoju zawodowego i osobistego.

Jednakże feedback to nie tylko korzyść dla osoby, która go otrzymuje. Również druga strona może skorzystać na informacji zwrotnej. Jakie korzyści wyróżniamy?

1. Poprawa komunikacji i budowanie relacji: Proces feedbacku wymaga otwartej i szczerej komunikacji, co przyczynia się do budowania głębszych relacji międzyludzkich. Umiejętność wyrażania swoich myśli w sposób jasny i konstruktywny jest cenną umiejętnością zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym.
2. Większa efektywność zespołu: Przekazywanie regularnego feedbacku pomaga członkom zespołu lepiej zrozumieć swoje role i oczekiwania wobec nich, co prowadzi do lepszej organizacji pracy i wyższej efektywności.
3. Wzmocnienie pozycji lidera: Liderzy, którzy są otwarci na dawanie i otrzymywanie feedbacku, są postrzegani jako bardziej dostępni i zaangażowani w rozwój swoich zespołów. To z kolei wzmacnia ich pozycję i autorytet w grupie.

Udzielanie i otrzymywanie feedbacku to nie tylko kwestia technik i metod, ale także umiejętność radzenia sobie z emocjami, które często towarzyszą temu procesowi. Zarówno osoba dająca, jak i otrzymująca feedback, może doświadczać silnych emocji, takich jak stres, frustracja, czy niepewność.

Podczas udzielania feedbacku zastanów się nad swoim przekazem i możliwymi reakcjami odbiorcy. Ułatwi to kontrolowanie własnych emocji. Ponadto staraj się postawić w sytuacji osoby odbierającej feedback, co pomoże złagodzić potencjalne napięcie. A przede wszystkim, jeśli rozmowa staje się emocjonalna, zadbaj o zachowanie spokoju i profesjonalizmu. Daj czas na przemyślenie informacji oraz ochłonięcie.

Z kolei, podczas otrzymywania feedbacku staraj się słuchać bez przerwania, nawet jeśli emocje są silne oraz oddziel swoje emocje od informacji. Postaraj się zrozumieć, co stoi za słowami – jakie są fakty i konstruktywne sugestie. Na koniec jeśli emocje są zbyt silne, aby odpowiedzieć konstruktywnie, poproś o czas na przemyślenie otrzymanych informacji.