Feedback, czyli informacja zwrotna to proces, w którym informacja o wynikach pracy osoby lub grupy jest im przekazywana. Może być ona pozytywna lub konstruktywna (nazywana również negatywną) i ma na celu pomóc w poprawieniu wyników.
W pracy, informacja zwrotna jest niezbędna, aby być pewnym, że wszyscy pracują na rzecz wspólnych celów. Informacje zwrotne mogą być przekazywane na wiele różnych sposobów, na przykład:
Informacja zwrotna powinna być konkretna, obiektywna i możliwa do zastosowania, aby była najbardziej efektywna.
Najprostszym przykładem pozytywnej informacji zwrotnej jest sytuacja, w której ktoś komplementuje sposób, w jaki wykonane zostało przez Ciebie zadanie. Jest to nie tylko miły komentarz, a zachęca również do wywiązywania się powierzonych zadań w przyszłości.
Udzielanie informacji zwrotnej może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli osoba, której udzielasz feedback jest wrażliwa na krytykę. Jednak informacja zwrotna jest ważną częścią każdej relacji, czy to zawodowej, czy osobistej.
Oto kilka wskazówek, jak przekazać informację zwrotną w sposób konstruktywny i pomocny:
Przyjmując lub udzielając feedbacku, pamiętaj o tym, że najważniejsze jest to, aby na koniec obie strony miały ten sam punkt widzenia i poczucie, że się rozumieją. Dlatego zawsze warto pogłębiać feedback, zadawać pytania, sparafrazować tak, aby jak najlepiej zrozumieć przekaz i uchwycić elementy do poprawy. Pamiętajmy też, że feedback nie jest oceną osoby i co najważniejsze powinien dotyczyć kwestii, na które osoba feedbackowana ma realny wpływ i co może zmienić! Nie odbieraj go personalnie – a raczej jako możliwość do wprowadzania zmian i stawania się coraz lepszym. Przekazując feedback zawsze wzmacniaj odbiorcę – zakończ feedback komunikatem, który go wzmocni, pokaż, że wierzysz w jego możliwości, dawaj wskazówki i wnoś wartość edukacyjną. I przede wszystkim używajmy feedbacku nie tylko w celu korygującym, ale i do utrzymania i docenia pracy naszych współpracowników. Docenianie jest bardzo ważnym elementem w codziennej współpracy, a często zapominanym.
Metod udzielania feedbacku zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim, możesz znaleźć wiele. Przedstawimy Ci te najbardziej popularne i pokażemy, jak możesz je stosować.
Metoda informacji zwrotnej FUKO to sposób udzielania informacji zwrotnej, która jest zarówno konkretna, jak i możliwa do wykonania. Opiera się ona na japońskim słowie „fuko”, które oznacza „wiatr”. Chodzi o to, że kiedy udzielasz informacji zwrotnej, powinieneś robić to w sposób, który jest jak wiatr: delikatny, ale z wystarczającą siłą, aby poruszyć rzeczy.
Aby zastosować metodę informacji zwrotnej FUKO, należy najpierw określić, co zrobiła osoba, której chcemy udzielić informacji zwrotnej (F – FAKT). Może to być coś pozytywnego lub negatywnego. Po zidentyfikowaniu zachowania, należy opisać, jakie wywołało to w Tobie uczucia (U – Uczucia). Później określić co się stanie, jeśli postępowanie współrozmówcy się nie zmieni (K – Konsekwencje). Na koniec należy zasugerować, co dana osoba mogłaby zrobić inaczej w przyszłości (O – Oczekiwania).
Na przykład, załóżmy, że jesteś menedżerem i chcesz dać informację zwrotną pracownikowi, który spóźnił się do pracy. Używając metody informacji zwrotnej FUKO, najpierw powiedziałbyś, co zrobił pracownik (tj. „Spóźniłeś się do pracy”). Następnie opisałbyś, jak się przez to poczułeś (np.: „Czułem się sfrustrowany, bo pomyślałem, że nie cenisz mojego czasu”). Później dodałbyś konsekwencje (np. „Jeżeli spóźnisz się na kolejne spotkanie z klientem, prawdopodobnie go stracimy”). A na koniec zasugerowałbyś, co pracownik mógłby zrobić inaczej w przyszłości (np .: „Byłoby w porządku, gdybyś uprzedził mnie, że jest szansa, że się spóźnisz i podał powód oraz ustawiał tak spotkania, aby nie było możliwości, że się na nie spóźnisz”).
Pamiętaj, że konstruktywna krytyka nie jest oskarżeniem. Powinieneś przekazać swoje uczucia i sugestie w sposób spokojny i bez wyraźnego gniewu. Aby pomóc Ci w tym, możesz spróbować napisać swoje uwagi na kartce papieru lub w notatniku. Następnie odczytaj je pracownikowi – nie musisz robić tego twarzą w twarz. To powinno pomóc ci zachować spokój podczas rozmowy.
Metoda kanapki to sposób przekazywania informacji zwrotnej, który polega na rozpoczęciu od pozytywnego komentarza, po którym następuje konstruktywna krytyka, a następnie zakończenie kolejnym pozytywnym komentarzem. Takie podejście ma na celu pomóc odbiorcy informacji zwrotnej poczuć się docenionym i zmotywowanym do poprawy, a nie czuć się defensywnym lub zniechęconym.
W przypadku oceny prezentacji, feedback, w którym zastosowano metodę kanapki, może wyglądać następująco:
Metoda Golda to metoda informacji zwrotnej, która jest stosowana, aby pomóc jednostkom uczyć się na błędach. Metoda ta polega na udzielaniu informacji zwrotnych, które są konkretne, obiektywne i skupione na zachowaniu, które należy zmienić.
W modelu GOLD chodzi o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
Jak to może wyglądać na przykładzie spóźniania się pracownika?
Ta metoda koncentruje się na trzech kluczowych aspektach działania osoby otrzymującej feedback:
Załóżmy, że pracownik ma tendencję do przerywania innym podczas spotkań. Feedback może wyglądać tak:
Metoda ta pomaga zidentyfikować, co działa dobrze (Plusy), co wymaga poprawy (Minusy) i co powinno zostać zmienione (Delta), aby osiągnąć lepsze wyniki.
Przykład tej metody dotyczący sposobu pracy zespołu projektowego:
Najlepszą metodą udzielania informacji zwrotnej jest przekazywanie ludziom konkretnych i możliwych do zastosowania informacji zwrotnych, które mogą oni wykorzystać do poprawy swoich wyników. Oznacza to przekazywanie informacji zwrotnej, która jest jasna i zwięzła.
Właśnie dlatego metoda kanapki nie zawsze jest najlepszym wyjściem, ponieważ niektórzy ludzie czują, że informacja nie była jasna – dostali zarówno pozytywny jak i negatywny komunikat.
Już wiesz, co to jest feedback. Jeżeli masz wątpliwości czy jest on ważny w Twojej pracy – podpowiadamy!
Informacja zwrotna jest ważna, ponieważ pomaga ludziom uczyć się na błędach i poprawiać swoje wyniki. Jeżeli feedback jest pozytywny może przyczynić się do zwiększenia motywacji i zadowolenia z wykonywanej przez siebie pracy, a jak wiadomo zmotywowany pracownik to bardzo cenny pracownik. Bez informacji zwrotnej ludzie nie byliby w stanie zidentyfikować obszarów, w których muszą się poprawić, a w rezultacie ucierpiałaby ich wydajność.
Ale dobry feedback to znacznie więcej. Jest niezastąpionym narzędziem w rękach zarówno liderów, jak i członków zespołów. Jego odpowiednie stosowanie może znacząco przyczynić się do osobistego rozwoju, jak i efektywności całej organizacji.
Przyjrzyjmy się, dlaczego feedback jest tak istotny z punktu widzenia osoby, która go otrzymuje.
Jednakże feedback to nie tylko korzyść dla osoby, która go otrzymuje. Również druga strona może skorzystać na informacji zwrotnej. Jakie korzyści wyróżniamy?
Udzielanie i otrzymywanie feedbacku to nie tylko kwestia technik i metod, ale także umiejętność radzenia sobie z emocjami, które często towarzyszą temu procesowi. Zarówno osoba dająca, jak i otrzymująca feedback, może doświadczać silnych emocji, takich jak stres, frustracja, czy niepewność.
Podczas udzielania feedbacku zastanów się nad swoim przekazem i możliwymi reakcjami odbiorcy. Ułatwi to kontrolowanie własnych emocji. Ponadto staraj się postawić w sytuacji osoby odbierającej feedback, co pomoże złagodzić potencjalne napięcie. A przede wszystkim, jeśli rozmowa staje się emocjonalna, zadbaj o zachowanie spokoju i profesjonalizmu. Daj czas na przemyślenie informacji oraz ochłonięcie.
Z kolei, podczas otrzymywania feedbacku staraj się słuchać bez przerwania, nawet jeśli emocje są silne oraz oddziel swoje emocje od informacji. Postaraj się zrozumieć, co stoi za słowami – jakie są fakty i konstruktywne sugestie. Na koniec jeśli emocje są zbyt silne, aby odpowiedzieć konstruktywnie, poproś o czas na przemyślenie otrzymanych informacji.
Jak więc widzisz, feedback jest niezwykle istotny i niesie za sobą wiele pozytywnych aspektów. Aby jednak dał wymierne korzyści, trzeba pamiętać, że feedback może być pozytywny lub konstruktywny i ma on zwiększać motywację i wydajność. Kluczowe jest dostarczanie go w sposób konkretny, obiektywny i z uwzględnieniem emocji odbiorcy, aby był on skuteczny i budujący.
Istnieje kilka metod udzielania feedbacku, w tym:
Mamy nadzieję, że od dziś Twój feedback będzie przebiegał bez większych problemów!
Tak, możesz przekazać informację zwrotną swojemu szefowi. Możesz powiedzieć swojemu szefowi, co myślisz o jego stylu przywództwa, jak mógłby się poprawić, co ci się podoba, a co nie, itp.
Udzielanie informacji zwrotnej to dobry sposób, aby pomóc szefowi w rozwoju i doskonaleniu się jako lider.
Jeżeli zrobisz to w sposób jasny – nie musisz przejmować się, że podzielenie się swoimi odczuciami pogorszy Twoją relację z szefem.