Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami SEO, z których warto korzystać współpracując z agencją SEO

Spis treści:

• Narzędzia do zarządzania projektami SEO, z których korzystamy w Delante
  • Trello
  • Asana
  • ClickUp
  • narzędzia Google
• Narzędzia do komunikacji z agencją SEO
  • Slack
  • Discord
  • mail
  • komunikatory do rozmów wideo
• Kiedy powinino się korzystać z narzędzi do zarządzania projektami SEO oraz komunikacji z agencją?
• Dlaczego warto wykorzystywać sprawdzone aplikacje współpracując z agencją SEO? –  Podsumowanie

Komunikacja z agencją SEO naprawdę może przebiegać efektywnie i bez nieporozumień. Właściwe narzędzia do zarządzania projektami SEO pozwolą Ci bez trudu wymienić spostrzeżenia ze specjalistami SEO i wspólnie pracować nad efektami pozycjonowania, dbając o to, by były jak najlepsze.

W tym artykule przygotowaliśmy dla Ciebie listę narzędzi, z których korzystamy w Delante, zarządzając poszczególnymi projektami SEO, oraz przedstawiamy platformy, za pośrednictwem których komunikujemy się z naszymi klientami. Chcesz dowiedzieć się, jak pomaga nam to zorganizować pracę i usprawnić procesy?  Czytaj dalej!

Narzędzia do zarządzania projektami SEO, z których korzystamy w Delante

Trello

Trello to podstawa wszystkich naszych projektów – jest proste, uniwersalne i intuicyjne, więc już nasi stażyści świetnie sobie radzą z jego obsługą. Do czego je wykorzystujemy?

Trello pomaga nam organizować procesy link buildingu oraz on-site’u, czyli pracy na stronie klienta. Na poszczególnych tablicach umieszczamy i odznaczamy działania, które:

• muszą zostać wykonane w danym miesiącu,
• są w trakcie wykonywania,
• zostały ukończone.

W jeszcze większym uproszczeniu – dzielimy zadania na to-do, doing oraz done.

Poza tym w Trello tworzymy też dodatkowe karty, na których umieszczamy cenne insighty od klientów, istotne informacje dotyczące danego projektu (np. szczególne cele biznesowe klienta czy wymagania związane ze specyfiką branży) czy nasze własne notatki, które ułatwiają pracę wewnątrz teamu.

Dzięki temu przepływ informacji jest mocno usprawniony – każdy specjalista ma dostęp do najważniejszych danych i może sprawdzić, jakie działania zostały już wykonane, a co jeszcze pozostało do zrobienia.

Co sprawia, że tak ufamy Trello? Przede wszystkim to, jak powszechnie jest znane – najczęściej zarówno nasi pracownicy, jak i klienci przynajmniej je kojarzą, a w większości także potrafią z niego korzystać. Do tego warto dodać łatwość wizualnego prezentowania informacji i swobodnego przenoszenia kart między listami oraz list między tablicami.

Pomaga nam to nie tylko organizować dane dotyczące projektów, lecz także ustrukturyzować pracę, tworząc uniwersalne, ale i elastyczne procesy, które możemy dowolnie indywidualizować pod kątem każdego projektu.

Trello oferuje cztery warianty cenowe:

• wersję bezpłatną,
• standard (5$/miesiąc płatne za rok z góry, 6$ w rozliczeniu miesięcznym),
• premium (10$/miesiąc płatne za rok z góry, 12.50$ w rozliczeniu miesięcznym),
• enterprise (cena zależy od liczby użytkowników).

Na początek warto przetestować wersję bezpłatną, by ocenić, czy Trello w ogóle spełnia Twoje potrzeby, a potem rozważyć przejście na wyższe warianty – to narzędzie naprawdę może wnieść Twoje zarządzanie projektami SEO na nowy poziom.

Przykładowa tablica w Trello

Asana

Asana to kolejne narzędzie do zarządzania projektami SEO, które dziś omówimy. Jest – podobnie jak Trello – intuicyjne i łatwe w obsłudze.

W Delante Asana nie jest tak popularna jak Trello – nie wykorzystujemy jej przy każdym projekcie, ale uważamy, że jest równie warta uwagi. Jeśli przyjrzysz się screenom poniżej, zauważysz szybko, że interfejs mocno przypomina ten Trello. W Asanie również możesz organizować swoje tablice, dodając zadaniom różne etykiety, np.:

• In progress (w trakcie),
• Complete (zakończone),
• Do later (na później),
• Recently assigned (ostatnio przydzielone).

Podobnie jak w Trello, możesz edytować treść etykiet, a nawet dodawać własne.

W Delante Asanę najczęściej wykorzystujemy podczas współpracy z klientami, którzy działają w sprintach (np. software house’y) – narzędzie pomaga nam organizować workflow i monitorować postępy.

Nasi specjaliści w Asanie posiadają własną sekcję “my tasks”, czyli “moje zadania”, w której przygotowują listę działań do wykonania lub mogą szybko podejrzeć te niedawno zakończone. Poza tym mamy tu też tablice, z których mogą korzystać zarówno specjaliści odpowiedzialni za prowadzenie procesu SEO, jak i klienci, których ten proces dotyczy.

Asana to intuicyjne, funkcjonalne narzędzie do organizowania pracy, ponieważ łatwo można je dopasować do swoich potrzeb i tworzyć tablice dostosowane pod konkretnego klienta, z dokładnie takimi elementami (kartami, etykietami), jakich dany proces wymaga.

To narzędzie do zarządzania projektami SEO świetnie sprawdza się podczas współpracy z klientami, którzy często wprowadzają zmiany na stronie i publikują nowe treści, a także chcą brać aktywny udział w procesie lub mają większy budżet.

Asana jest nieco droższa niż SEO. Tutaj znajdziemy trzy opcje cenowe:

• basic (0$),
• premium (10,99$ przy płatności rocznej, 13,49$ przy płatności miesięcznej),
• business (24,99$ za użytkownika przy płatności rocznej, 30,49$ za użytkownika przy płatności miesięcznej).

Przykładowa tablica pokazująca, jak wykorzystujemy w Delante Asanę do zarządzania projektami SEO.

ClickUp

ClickUp to trzecie z narzędzi do zarządzania projektami SEO, którym poświęcamy to zestawienie. Korzystamy z niego do planowania procesów SEO oraz komunikacji z klientem.

ClickUp pozwala tworzyć listy, projekty i zadania. Wszystkie te elementy mogą być przydzielone do konkretnych osób. Możesz też określać deadline’y, śledzić czas poświęcony na poszczególne zadania, a także używać kolorowych flag (czerwonych, żółtych lub zielonych), by określać wizualnie priorytet zadań.

Po wejściu na swój profil, zobaczysz ostatnią aktywność, a także przydzielone i wykonane zadania wraz z paskiem postępu.

ClickUp to fantastyczne narzędzie do zarządzania projektami SEO, które pozwala uzyskać szybki dostęp do niezbędnych informacji, sprawdzić, jakie zadania należy wykonać w najbliższym czasie, oraz w jakiej kolejności ma to nastąpić (dzięki deadline’om i priorytetom).

Co wyróżnia ClickUp? Różne widoki tablic, możliwości personalizacji, ułatwienie współpracy i komunikacji wewnątrz teamu, a także opcja raportowania w czasie rzeczywistym.

ClickUp oferuje aż pięć różnych wariantów cenowych:

• free forever (darmowy),
• unlimited (5$ za członka miesięcznie przy płatności za rok z góry lub 9$ przy płatności miesięcznej),
• business (12$ za członka miesięcznie przy płatności za rok z góry lub 19$ przy płatności miesięcznej),
• business (19$ za członka miesięcznie przy płatności za rok z góry lub 29$ przy płatności miesięcznej),
• enterprise (dokładne ceny po kontakcie z działem sprzedaży ClickUp.

Jeśli szukasz prostych, nastawionych na wizualne prezentowanie danych narzędzi do zarządzanie projektami SEO, Clickup powinien się u Ciebie świetnie sprawdzić.

Przykładowa tablica pokazująca, w jaki sposób korzystamy z ClickUp jako narzędzia do zarządzania projektami SEO.

Narzędzia Google

Google oferuje mnóstwo wartościowych narzędzi, takich jak Google Docs czy Google Sheets, które są bardzo proste w obsłudze, intuicyjne, a do tego sprawdzają się naprawdę świetnie jako narzędzia do zarządzania projektami SEO.

W Delante wykorzystujemy Google Docs przede wszystkim do tworzenia contentu (to właśnie w narzędziu Google Docs powstał artykuł, który właśnie czytasz), a Google Sheets sprawdzają się u nas świetnie do tworzenia rekomendacji dla klientów i monitorowania procesu ich wdrażania na stronie (zarówno przez nas, jak i deweloperów klienta).

To jeszcze nie wszystkie narzędzia do zarządzania projektami SEO, jakie istnieją! Możesz korzystać chociażby z takich rozwiązań jak: Jira, Basecamp, Heyspace, IC Project i wiele, wiele innych.

Możliwości są tak naprawdę nieskończone – tak naprawdę to, na które narzędzie się ostatecznie najlepiej zdecydować, zależy od specyfiki agencji, klienta i procesu. Pamiętaj też, że wdrożenie się w nowy system zajmuje nieco czasu, więc najczęściej nie ma sensu wymyślać koła na nowo i zmieniać narzędzia, które działa bardzo dobrze, na “lepsze”. Jeśli jednak masz problemy z organizacją pracy czy przepływem informacji – powyższe narzędzia z pewnością Ci pomogą.

Wskazówka: Pamiętaj, że nie potrzebujesz wszystkich narzędzi do zarządzania projektami SEO, aby mieć pewność, że proces przebiega zgodnie z planem i przyniesie Ci oczekiwane rezultaty. Zastanów się, co jest dla Ciebie najbardziej istotne, i na tej podstawie ustal priorytety i działania.

Przykładowy arkusz Google pokazujący listę zadań dla klienta i naszego zespołu.

Narzędzia do komunikacji z agencją SEO

Proces organizacji i planowania działań off- i on-site to jedno, ale znalezienie idealnego kanału do efektywnej, skutecznej i bezproblemowej komunikacji na linii klient-agencja to zupełnie inny temat.

W zależności od umowy z klientem oraz jego osobistych preferencji, nasi specjaliści korzystają z różnych narzędzi do komunikacji.

Slack

Ze Slacka korzystamy zarówno do komunikacji wewnątrz firmy, jak i do porozumiewania się z klientami. Najczęściej przydaje się do współpracy z działalnościami, które wymagają trzymania ręki na pulsie, a sytuacja zmienia się dynamicznie, a także np. z software  house’ami, które – ponieważ często zmieniają swoje strony – potrzebują regularnej, doraźnej pomocy, nie tylko stałych działań SEO. Na Slacku można założyć różne kanały dla poszczególnych członków oraz wysyłać wiadomości prywatne.

Tak wygląda panel Slacka. Źródło: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Dracula_Theme_being_used_on_Slack.png

Discord

Discord to komunikator, który działa na podobnej zasadzie co Slack. Możesz go wykorzystywać zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej, a także wysyłać wiadomości prywatne. Świetnie sprawdza się do omówienia aktualnych tematów i nawiązania kontaktu z agencją SEO za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Zarówno Slack, jak i Discord, pozwalają przesyłać pliki różnych rozmiarów (zarówno graficzne, jak i inne formaty). Mają wersje desktopowe i mobilne.

Widok kanałów na serwerze na Discordzie. Źródło: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Tampilan_Peladen_Mobile_Discord.jpg

Mail

Nie mogliśmy zapomnieć o  prawdziwym klasyku komunikacji w tym zestawieniu – mail to prawdziwie oldschoolowe, ale wciąż świetnie działające narzędzie do komunikacji z agencją SEO.

Pamiętaj, że nie ma nic złego w tym, że komunikujesz się poprzez maila! Jeżeli to ten sposób jest dla Ciebie najlepszy (bo go znasz / pozwala Ci zachować work-life balance i nie sprawdzać wiadomości poza pracą / nie masz przestrzeni na wdrażanie nowych rozwiązań), to śmiało możesz przy nim zostać i cieszyć się sprawną komunikacją.

W Delante korzystamy z Gmaila, który pozwala łatwo i skutecznie porządkować wątki, oznaczać je etykietami czy oceniać priorytet każdej wiadomości.

Komunikatory do rozmów wideo

Do rozmów wideo możesz wykorzystać takie narzędzia jak Zoom, Google Meets, Microsoft Teams czy nawet Skype.

Choć rozmowy za pośrednictwem maila czy komunikatorów wystarczają w większości przypadków, to istnieją sytuacje, w których najlepiej porozmawiać bezpośrednio, twarzą w twarz. Wtedy najczęściej stosujemy wyżej wymienione aplikacje, dopasowując się do potrzeb klienta, gdyż tak wygląda nasza komunikacja z klientami.

Prowadzenie komunikacji na linii klient-agencja: przydatne wskazówki:

• Pamiętaj, że nawet najbardziej zaawansowane technologicznie narzędzie nie zastąpi umiejętności sprawnej komunikacji.
• Zawsze ustalaj zasady odpowiadające obu stronom i stosuj się do nich, aby uniknąć nieporozumień i napięć.
• Specjaliści SEO powinni być jak najbardziej empatyczni dla klientów, a druga strona – zachować cierpliwość i wykazać zrozumienie, że specjalista nie zawsze może odpowiedzieć natychmiast.
• Na początku każdej współpracy warto otwarcie porozmawiać o wzajemnych oczekiwaniach i potrzebach, które pozwolą zbudować skuteczną strategię komunikacji.
• Podczas korzystania z komunikatorów takich jak Discord czy Slack, ważne jest trzymanie się ustalonych godzin konsultacji.

Kiedy powinno się korzystać z narzędzi do zarządzania projektami SEO oraz komunikacji z agencją?

Nie ma nic złego w zaufaniu agencji i wyoutsource’owaniu jej całego procesu SEO. Jeśli klient nie ma potrzeby angażowania się w działania, a comiesięczny raport SEO mu całkowicie wystarcza, agencja dostosuje się do takiej formy współpracy i przejmie pełne zarządzanie procesem – oczywiście pod warunkiem, że będzie mieć dostępy do niezbędnych narzędzi i danych (np. dostępów do strony).

Współpraca z agencją SEO, na której można polegać, najczęściej wiąże się z tym, że specjalista SEO staje się poniekąd członkiem Twojego zespołu, i przejmuje wszystkie obowiązki związane z procesem pozycjonowania, abyś ty mógł zająć się innymi zadaniami związanymi z rozwijaniem i prowadzeniem biznesu.

Jeśli jednak chcesz wziąć aktywny udział i podzielić się z agencją SEO swoją wiedzą – możesz być pewien, że chętnie taką pomoc przyjmiemy. Nikt nie zna w końcu Twojej firmy tak dobrze jak ty, świeże spojrzenie może być więc bardzo cenne, a ustalenie jasnych celów biznesowych i priorytetów – owocne dla obu stron.

Eksperci SEO wyposażeni w Twoje insighty i branżowe wskazówki zadbają o to, by wyniki były jeszcze lepsze.
Kto zatem powinien korzystać z narzędzi do zarządzania projektami SEO i komunikacji?

• klienci z dość dużym budżetem, którzy biorą udział w części działań – np. tworzą content czy wprowadzają zmiany na stronie;
• klienci, którzy chcą skoordynować duże projekty obejmujące wiele osób zarówno po stronie agencji, jak i klienta;
• klienci, którzy chcą zrozumieć proces SEO, cenią sobie transparentność oraz muszą wiedzieć, co dokładnie zostało zmienione na stronie i jakie prace będą się na niej działy w najbliższym czasie (np. software house’y, które pracują w sprintach i potrzebują takich informacji, by zaplanować swoją pracę).

Warto pamiętać, że nie ma dwóch takich samych stron internetowych czy klientów. Są przypadki, w których współpraca według wyżej wymienionych zasad i z wykorzystaniem rozmaitych narzędzi do zarządzania projektami SEO nie będzie bardzo praktyczna – wtedy lepiej pozostać przy pełnym outsourcingu i zaufać agencji SEO.

Dlaczego warto wykorzystywać sprawdzone aplikacje współpracując z agencją SEO? –  Podsumowanie

Narzędzia do zarządzania projektami SEO oraz komunikacji między agencją a klientem pomagają zorganizować pracę i wykorzystywać wszystkie zasoby tak efektywnie jak to możliwe.

Przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu może być bardzo przydatne dla obu stron. Dlaczego? Dzielenie się informacjami:

• pozwala obu stronom monitorować proces na bieżąco;
• zmniejsza ryzyko nieporozumień;
• ogranicza konieczność regularnych, długich rozmów telefonicznych w celu sprawozdania z ostatnich działań – oszczędza to czas zarówno klientowi, jak i agencji;
• pozwala zapobiegać sytuacjom, w których strony wykonują podobne/te same zadania lub nie wiedzą, co robić dalej, ponieważ nie mają dostępu do niezbędnych informacji o projekcie;
• ułatwia prowadzenie nieprzerwanych działań, także gdy niektóre osoby zaangażowane w projekt są nieobecne nawet przez dłuższy czas.  Zarówno agencja, jak i klient mogą szybko sprawdzić, jakie działania były ostatnio przeprowadzone, co jest zaplanowane, a co musi być wykonane jak najszybciej. Taka organizacja pozwala na efektywne zarządzanie budżetem.

Poszczególne struktury, procesy i narzędzia sprawdzają się lepiej lub gorzej w konkretnych kontekstach, dlatego tak ważne jest, aby dopasować wybór narzędzi do swoich potrzeb. Dzięki temu komunikacja z agencją, planowanie i wykonywanie zadań w ramach współpracy czy monitorowanie postępów będą czytelne, proste i klarowne.